【職場小貼士】Email禮儀潛規則

打工仔每日都要覆成十幾廿個email，應該對send email的種種格式跟文法瞭如指掌，但其實send email的禮儀，唔係只限於內容的書寫，標題、收件人設定等都有佢嘅學問，電郵禮儀的潛規則，你又知幾多呢？
1. 標題要清晰直接
好多時，對方睇唔睇你封email，就係取決於電郵的標題。一個好的標題，一定要夠曬簡單直接、一矢中的地道出電郵的重點，甚或寫上是來自邊間公司，為求令收件人清楚知道你的目的和電郵的重要性。如果個標題含糊不清，對方好容易就會忽略，miss左你封email架喇！

2. 打招呼要專業
我知好多ABC打招呼時都鐘意懶係casual咁嗌「hey guys」或者「yo」，但在職場上，用email同別人溝通都係formal啲好，用番「Dear Mr/Ms」、「Dear all/everyone/colleagues」點都好啲嘅。另外，無論幾熟都好，都盡量唔好用別人的簡稱開頭，例如「Dear KC」等等。你想對方感受到你的誠意，就要先尊重對方嘛！

3. 慎重選擇收件人
決定回覆時，要慎重思考係咪所有人都有必要知道你的信息，如果唔係的話，只選回覆發件人便可，無謂為其他人造成困擾。另外，有時候有啲文件可能只限公司某部門的同事查閱，這時就要更小心選擇收件人。
4. 回覆電郵以告知收到信息
而家啲人興已讀不回，但在職場上收到email，就不能夠已讀不回喇！即使只係一個告知大家幾點鐘開會的電郵，都應該回覆一句「well informed/noted with thanks」，對方自然就會覺得你係一個有交帶又有禮貌的同事啦！

5. 適當使用感嘆號
Send email唔同whatsapp，唔需要經常使用感嘆號，甚至emoji。只要用純文字表達最重要的信息就足夠，唔好做太多多餘又無謂的舉動，顯得email的語氣同行文用字informal又不夠成熟。

6. 使用專業的電郵地址
電郵地址代表用家的身份，因此，一個好的電郵地址，應該包含用戶的名字，以便收件人一睇就知道電郵是來自何者。同時，電郵地址亦唔需要改得太複雜，嗰啲咩「hellokitty520」、「meowmeowiloveu」等電郵ID，留番大家上交友網先用啦！

7. 保持文章的可閱性
撰寫email時，務必使用易讀的字體，例如Arial、Calibri、Times New Roman ; 字體大小約12 ; 顏色為黑色。如果想highlight重點，可於重點字眼用紅色，或underline，對方自然睇得舒服，又get到main point啦！
8. 寄出前要核對郵件
語文再好的人，都會有唔小心的時候。緊記send email 出去前花少少時間做proofreading，自然就可以減少錯漏，比人一個嚴謹處事的印象啦！

9. 最後才加上收件人電郵
好多人都試過唔小心send錯email，或者未打好、未加附件就左send。其實呢啲意外唔係避免唔到嘅，大家可以在setting設定undo send，或者等寫完email、校對過，確定沒問題之後，再加上收件人電郵，咁就唔怕寫到一半唔小心send左出去啦！

Send email就係人都識，但係咪個個都知道撰寫電郵的注意事項呢？唔知唔緊要！睇熟曬以上咁多個send email禮儀的潛規則，包你下次識做啦！

文：Noelle

更多打工仔分享，追蹤 ECjobsonline 專頁 或 瀏覽 www.ECjobsonline.com