【OL 必學系列】學Excel應該由基本學起

要說學習Excel，我們能夠接觸到的教學，很多時候都會直接教操作（快捷鍵之類）、功能或算式。但可能我已經算係一個老屎忽的關係（80後的稀虛，orz…），我深信有一個好的應用概念，比起直接學習功能、操作或算式都來得重要。畢竟現在網上的資源很發達，要學功能操作或算式都很容易，教了這麼多人Excel，我發現令人卻步的往往都是「什麼時候應該用什麼」這個基本的概念。我們今次就談談Excel基本的概念吧。
可以做到什麼，什麼時候應該用
簡而言之，Excel是用來記錄資料，或者簡單的表格分析、比較等，記錄資料後亦可以直接從資料匯出成為報告或清單。例如，營業記錄可以做營業報表給老闆、出糧佣金記錄可以做糧單給同事、銷售記錄可以做銷售單給顧客等。

若你打算用Excel來做信件、文件之類，相信很大機會事倍功半，當然，你可以做到的。

重要的事只做一次
這個是一個很重要的概念，相信亦是本文重點，你的Excel根基。

知道應該用Excel來做什麼後，我們就可以計劃如何做這個資料記錄表了。說穿了其實很簡單，就是「所有有機會重覆的資料只輸入一次」。

例如，做銷售記錄，客戶的姓名、電話、地址、會員編號等，應該只輸入面次。往後需要用到的就只有會員編號，即是以你不需要每次都輸入客戶的姓名、電話、地址為大前題的情況下去計劃這個Excel了。到我們要匯出銷售單或者做報告時，就從客戶表格去抽取相應資料。由此可見，如此簡單的記錄，就已經需要兩個表格了 —— 「銷售表格」及「客戶表格」。
再進一步，我們銷售產品的話，就會有需要加入「產品表格」，若產品有分類別的話，則會再加入「產品分類表格」。以上的舉例是亂來的，要加多少，一定要視乎實際情況而定，例如「產品分類表格」就很有機會是多餘的。

我個人建議，若然你要做的Excel是較複雜及有機會長遠都會用的話，最好先用紙筆畫要個關係圖出來，然後再開始做會較好。而剛開始最好求其做，試下試實際情況是否已考慮清楚，才正式開始做，有了這個習慣，你的Excel功力將會慢慢累積，到時就可以變出更多的應用，令你的仕途更順暢。

給每一單不重覆的資料加上編號
有了上述的思維，我們就會知道，每個資料表都會為我們最終的成品貢獻一定程度的資料，所以我們要為每一單資料加上一個終身編號，例如我說「9527」你就會知佢叫「華安」，員工的身世簡介則會是「塵世中一個迷途小書僮」等。編號應該是獨一無二的，一個概念，華府總不會有兩個「9527」，香港都不會有另一個人跟你的身份證號碼會是一樣的，就是這樣簡單。


這個編號對關係圖的設計非常緊要。

關係圖的設計
用文字表達這個概念是比較吃力的，因為實際情況大多會較多變化，我們下次再繼續探索。歡迎來電郵討論。

各位其實可以積極啲，想討論、發問，歡迎留言或電郵，小弟知無不言。

文：Karl
做管理做到上癮的金融機構管理層，乜都識少少，信奉小學雞管理理念，對於office的應用有少少見解，實為辦公室裡的Solution Center。曾為各類型機構舉辦培訓課程，亦曾為本港暢銷電腦集誌撰寫Excel教學專欄。各位打工仔或者老闆比面的話叫聲「Karl仔」就可以了。
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