試過在公司Kick-off一個Project卻沒人理會你嗎？

有沒有試過老闆給你一個Project，你打算找人去幫手完成，卻沒人理會你？我試過很多次，接了website project，捉了program和design的同事kick-off，我滔滔不絕地說明website的要求，大家都點頭說好，完了Kick-off Meeting後卻不動手，好像忘了這個website project一樣。後來才發現，原來我做少了一個步驟，就是準備項目的出世紙 — 項目章程 (Project Charter)。


一份好的Project Charter能確保所有Parties都知道自己在這個Project的責任，讓各Parties各施其職，如實執行Project。Project Charter包括以下內容：



1. Project的目的和主要內容 (Know the Project Vision)

這部分要寫出Project的目的和主要內容，並定出項目所滲及的範圍，讓所有參與者都明白項目的目的，而不是只了解自己的負責的部分。例如建立一個E-Commerce Website，PM可以說明website的目的是「以香港為target location，售買化妝品，並會定時推出折扣等…」，讓所有參與者都有一個Big Pictures of the Project，而不是Designers只知道Design要求、Programmers只知道Program的要求。這做法的好處是可讓每個參與者都能提出自己範疇的意見，如「推出折扣就要用程式計時，需時較耐」等，讓Project在計劃時就更完善。


2. 項目的架構，包括人事架構和運作架構 (Describe the Project System)

要寫上項目所有的利益相關者(Stakeholders)及他們所關心的事。利益相關者不只是顧客(Customers)，還包括用家、監督機構、外判商、供應商等。除了人事架構外，還有各個部門的運作架構，因為不同公司有不同的制度和文化，PM必須了解不同Stakeholders的運作架構才能讓項目進行時暢通無阻。我以一個例子說明重要性，A公司規定要收貨後才付款，B公司則規定要發貨前收全款，如果你沒有事先知道，在Project進行時才知道，後果可想而知。



3. 項目的執行時間表 (Arrange the Approach to Implementation)

畫出項目的執行時間表 (Implementation Plan)，通常以Gantt Chart表示，上面會列出項目的重要里程碑 (Milestones)和估計時間，如「完成前台設計10天」、「User Acceptance Test 3天」等，並展示出各個Tasks的關系(Dependencies)，如「加入程式」必須在「完成前台設計」後才能動工。另外還要一份資源計畫書(Resource Plan)，說明每一個Tasks需要多少人手。有了這份執行時間表，才能提出項目時限(time limit)的要求和向老闆要錢要人。


4. 列出潛在的麻煩和危險 (List the Dangers and Troubles)

這步大家都明白，但要做到就需要很豐富的經驗。


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