做Web Project永遠是「加法容易減法難」



有沒有試過在Project的時候被客戶提出無理要求,卻沒有Say No的理由?這是因為你在Kick-off一個Web Project前沒有和客戶談好Project的範圍和條件。我剛剛做PM和Freelancer時,也犯了這個錯誤,沒有和客戶談好Project的範圍和條件,結果Project不是爛尾收場就是自己做到死。



「先小人後君子」比「先君子後小人」好

我交了不少學費,學懂了「先小人後君子」比「先君子後小人」好,Project Kick-off前要仔細和客戶談好Project的範圍和條件,就算遇到「乜都沒所謂」的好客戶也好,你也要把Project的範圍和條件寫給他,叫他簽字作實,減少對方反口的風險。

要做到「先小人後君子」是很難的,因為在討論Project的範圍和條件常常需要Turn Down客戶提出的要求,對於經驗淺的PM和Freelancers來說絕不輕易,因為控制不當往往令客戶感到不悅。我曾經試過不停reject一個客戶的要求,結果觸怒了客戶,Project未Kick-off便泡湯了。

不過,控制得當的話,日後的好處可多了。PM要習慣把Project的範圍和條件寫在一個叫做Requirement Specification Doc.的文件裡。日後如果客戶要加任何要求,你便可以拿出Requirement Specification Doc.,並對客戶說一切依當初協議好的範圍和條件做,反正幫你是人情,不幫你是道理,你在上把,客在下把。



Project的驗收條件比什麼都重要

Requirement Specification Doc.中一定要有Project的驗收條件,如「搜尋結果需於2秒內回應」等,這比什麼都重要。因為你沒有驗收條件,客戶大可小事化大,永遠不Sign-off你的Project,令Project變得沒完沒了。

公司總有部分的Sales是不喜歡Requirement Specification Doc.的,因為他們生怕諸多條件和限制會得罪客戶。我曾經收過一張Website Quotation,上面只寫著一句「Simple Website Design x 1」,那時我真的「眼都凸埋」,因為Kick-off時客戶說什麼你都要硬食,不是怕完成不了這個Website,怕的是客戶一定在Kick-off前諸多要求,反正沒人定義過什麼是Simple Website Design。


談Project的範圍和條件有2次機會

不過,就算Sales們真的簽了一些含糊不清的Quotation也不需要怕。記著,談Project的範圍和條件有2次機會,第一次是落Tender時 (多由Sales主導),第二次是Project Kick-off後在做Project Charter時 (這次必需由PM主導)。如果Sales簽了一些含糊的Quotation回來,PM便得在第二次機會時好好和客戶弄清Project的範圍和條件了。



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標籤: Project Management