10 種活用 Google 日曆的實踐案例，工作生活都適用
Google 日曆是一個看似簡單的日曆系統，但卻能發揮各式各樣跟「時間」有關的活用。因為 Google 日曆有協作、插入文件、視頻會議，乃至最近加入的目標管理、任務提醒功能，加上多日曆管理分類的特色，搭配之下可以創造無窮變化。
我之前曾經寫過「10 個 Google 日曆祕密功能教學：幫你偷到更多時間」一文，那之後很多朋友都希望我能舉更多「真實應用案例」，來刺激大家用 Google 日曆解決更多問題的想像，今天這篇文章正是以此出發，結合我自己的部分用法，或是我看過其他人使用的方法，但都是真實案例。
如果能善用 Google 日曆從網頁端到 app 的技巧，我們甚至可以少裝很多額外的時間管理類工具，統一地用 Google 日曆完成更多工作與生活管理需求。
一、課表
有了 Google 日曆，我們需要安裝另外一個課表 app 嗎？其實不需要，因為善用 Google 日曆的話，反而可以創造更強大的課表系統，它的應用特色有：
- 排課色塊，區分課堂顏色
- 建立循環一學期的課表
- 插入作業文件
- 約定報告小組討論
- 在日曆上直接小組討論
- 期中期末考複習規劃
我自己試用過不少課表 app，除了現在有些強調社羣性的特殊課表服務外，我覺得一般排課 app 可能還沒有 Google 日曆好用，而且穩定又長久有效。
我的完整教學文章請參考：用 Google 日曆打造完美課表：滿足老師學生10大需求
二、會議系統
我説 Google 日曆是開會利器的原因，不只是可以在 Google 日曆約定開會時間，而是可以用 Google 日曆結合 Google Drive，把會議前中後的流程都搞定！
無論會議前的集思廣益，會議後的資料追蹤，都統一在 Google 日曆一個系統上完成吧！這樣也可以少學一個額外的會議系統喔！
- 不出錯的即時會議通知
- 即時查看每個同事有空的開會時間
- 插入協作會議文件
- 會前資料共享，多人繳交資料
- 會後資料追蹤
- 線上視頻會議
- 會後文件籤核系統
這部分的完整教學，請參考我另外一篇文章：「10步驟將 Google Drive 整合日曆建立強大的會議系統」。
三、會議室預約系統
我看過有些創業團隊直接用 Google 日曆來預約公司會議室。
使用流程大概是這樣：想要預約會議室的人打開公司的共用日曆，看到哪個時段還沒有人預約，都可以預約，並在備註欄説明會議室用途，加上誰預約都會顯示在日曆上，方便管理者管理。
- 免架設其他系統
- 即時顯示預約狀況
- 可以顯示預約者
- 可以説明會議室用途
四、辦公室請假系統
同樣地，也有人如法炮製了公司內的請假系統。
使用流程是：想請假的人上公司共用日曆，填上請假日期，在備註欄説明原因，並且邀請核假主管「參加」這個請假事件，這樣主管就能以「是與否」來確認是否核假。
不過比較辛苦的是人事管理者，他可能必須定期上共用日曆結算大家的請假時數，所以這個活用案例更適合小團隊，或者不在意請假時數的公司。
- 免架設其他系統
- 即時顯示請假請求
- 主管答覆機制
- 隨時查看公司請假狀況
五、日記
我自己有一段時間對生活比較迷惘時，會利用 Google 日曆寫日記，把剛剛做過什麼事情？有什麼心得心情？寫在日曆事件中，例如「7：00～8：00 寫部落格文章」。
這樣做對我最大的幫助，就是讓我對每日時間利用提高掌握度，追蹤記錄自己做了什麼，反省自己是否浪費時間。
- 方便記錄自己做過的事
- 可以寫上心得
- 隨時回顧
例如下圖是我在過年期間，不想浪費放假時間，所以用寫日記的方式，去記錄自己每一段的時間利用日記。
六、促進家人活動
我也跟老婆一起共用一個 Google 日曆，這樣我們可以了解對方最重要的行程，例如我哪天晚上有講座不回家吃飯？老婆哪天晚上要跟朋友聚餐？
我們也可以用這個共用日曆一起約定共同活動時間，例如想要週日下午一起去爬山，老婆會事先把這件想做的事情加入我們的共用日曆，這樣我規劃時間時就會看到，就不會佔用家人共同時間。
- 跟家人共享自己的日程
- 了解彼此行程
- 約定共同活動時間
這個經驗我也寫過一篇文章分享心得：「共享數位温情：我和老婆喜歡這樣一起做的數位應用」。
七、旅行計劃
我自己安排旅遊行程當然是靠 Evernote 為主，但我也看過朋友善用 Google 日曆把旅遊行程規劃的非常詳盡。
我朋友的做法是這樣的：當訂票訂房郵件自動顯示在 Google 日曆上，自動安排出基本行程後，開始在每日行程中安插想去的地點與大概時間，到時候點擊日曆事件地點就能快速用 Google 地圖規劃路線，也能掌握接下來要去的地方。
這個自動化流程可以參考：「不只收信！ Google Inbox 才是最佳旅遊行程規劃軟件」。
- 自動整合訂票訂房郵件
- 安排目標地點，顯示地圖
- 插入自訂地圖鏈接
另外還能利用在日曆插入文件的功能，把 Google 雲端硬碟之中的自訂地圖插入，這樣旅遊時只要看着 Google 日曆，就能獲得路線、旅館、機票等足夠的參考資料。
關於 Google 自訂地圖的教學可以參考：「Google Maps 我的地圖完全教學！規劃自助旅行攻略」。
八、項目管理
如果覺得一般甘特圖太複雜，其實可以跟我一樣，利用 Google 日曆畫出類似甘特圖的項目時間排程，一樣可以有進度條，並且可以拖曳調整時間位置，如果搭配會議系統利用，結合下面的任務提醒，其實項目管理軟件的基本需求就能滿足了。
- 簡易甘特圖方法
- 進攻型日曆
這部分可以參考我之前兩篇應用教學，我目前也還是會這樣使用：
九、習慣養成
最新版的 Google 日曆 app 中加入了「目標管理」功能，這可以讓 Google 日曆取代一般的習慣養成 app ，例如要每日健身、週末希望找出閲讀時間、定期想跟家人通通電話，這些習慣規劃，都可以利用 Google 日曆完成。
Google 日曆「目標」功能的特色在於：它不只是讓我們新增單一事件或循環事件，而是可以幫我們「自動找出適合的空檔、自動穿插某個目標活動」，例如自動找出我星期日下午有空檔（沒有安排其他事件），所以把閲讀目標插入這個時段。
而且目標系統的事件可以勾選「完成」或「延後」，更能符合目標管理需求。
- 最新目標管理功能
- 自動幫目標插入時間
- 學習時間習慣
這部分功能目前只出現在 Google 日曆 Android app ，但同步後的目標則可以顯示在網頁版中，詳細教學可參考：「幫你成為更好的人！ Google 日曆自動為夢想找時間」。
十、郵件與任務排程
當你覺得自己的任務分散在郵件、筆記、雲端硬碟文件和日曆時，是不是常常覺得混亂而顧此失彼？那麼我們應該學習怎麼把時間管理流程與系統統一。
我自己的方法是利用 Evernote 來彙集各方任務，並自成一個統一的時間管理系統。（參考：瑣碎任務的工作流重整：我如何用 Evernote 項目管理）
而如果你更常使用 Google 日曆，其實也可以把 Google 日曆當作一個「匯流任務」的時間管理中心，讓「來自郵件的提醒、筆記的待辦、硬碟的待處理文件、會議、活動、每天時間分配」，全部統整在 Google 日曆上完成，而且跨裝置跨平台同步管理。
- 把待辦郵件安排在日曆上
- 設定時間提醒
- 規劃當日時間利用方式
- 自動延後未完成任務
這部分請參考我之前寫過的兩篇文章：
以上，就是我自己用過，或是我看過其他人使用過的 Google 日曆活用案例，你會發現它不只是日曆，而可以作為生活與工作上的管理工具來使用。
文章授權轉自電腦玩物，原文鏈接：Google日曆不是日曆，你沒想到的10種活用案例教學
本文由讓手機更好用的 AppSo 精選推薦，回覆「Google」獲取文章《Google 相冊團隊推薦的 10 個使用技巧，真會玩！》
資料來源：愛範兒（ifanr）